Tugas dan Fungsi PPID Pelaksana
TUGAS
Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan RSUD dr. Soedono Provinsi Jawa Timur.
FUNGSI
1)Mengelola dan melayani Informasi publik serta dokumentasi di satuan kerjanya;
2)Pengolahan, penataan,data penyimpanan dan/atau informasi publik yang diperoleh di satuan kerjanya;
3)Penyeleksian dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang;
4) Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik;
5) Penyelesaian sengketa pelayanan informasi;
6) Pelaksanaan koordinasi antar bidang dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi.
Tanggung Jawab dan Wewenang PPID Pelaksana
Tanggung Jawab PPID Pelaksana:
1) PPID Pelaksana bertanggung jawab di bidang layanan Informasi Publik yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik;
2) PPID Pelaksana bertanggung jawab mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan seluruh Informasi Publik dibawah penguasaan Badan Publik yang dapat diakses oleh publik;
3) PPID Pelaksana bertanggung jawab mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh Informasi Publik yang berada di Badan Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan dibidang kearsipan;
4) Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab tersebut, PPID Pelaksana bertugas mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik dari setiap unit/satuan kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan dibidang kearsipan yang meliputi :
- Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
- Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
- Informasi terbuka lainnya yang diminta pemohon Informasi Publik.
5) Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab tersebut, PPID Pelaksana bertugas mengkoordinasikan pendataan informasi publik yang dikuasai oleh setiap unit/satuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing unit/satuan kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam enam bulan;
6) Dalam rangka melaksanakan tanggung jawab tersebut, PPID Pelaksana mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman dan/atau permohonan;
7) Dalam hal kewajiban mengumumkan Informasi Publik, PPID Pelaksana mengkoordinasikan :
- Pengumuman Informasi Publik melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku kepentingan;
- Penyampaian Informasi Publik dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan oleh penduduk setempat
8) Dalam hal adanya permohonan Informasi Publik, PPID Pelaksana bertugas:
- Mengkoordinasikan pemberian Informasi Publik yang dapat diakses oleh publik dengan petugas informasi di berbagai unit pelayanan informasi untuk memenuhi permohonan Informasi Publik;
- Melakukan pengujian tentang konsekuensi yang timbul sebagaimana diatur dalam Pasal 19 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan;
- Menyertakan alasan tertulis pengecualian Informasi Publik secara jelas dan tegas dalam hal permohonan Informasi Publik ditolak;
- Menghitamkan atau mengaburkan Informasi Publik yang dikecualikan beserta alasannya;
9) Dalam hal terdapat keberatan atas penyediaan dan pelayanan Informasi Publik, PPID Pelaksana bertugas mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan apabila permohonan Informasi Publik ditolak.
Wewenang PPID Pelaksana :
1) Mengkoordinasikan setiap unit/satuan kerja di Badan Publik dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik;
2) Memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses publik atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi;
3) Menolak permohonan Informasi Publik secara tertulis apabila Informasi Publik yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan tentang hak dan tata cara bagi pemohon untuk mengajukan keberatan atas penolakan tersebut;
4) Menugaskan pejabat fungsional dan/atau petugas informasi di bawah wewenang dan koordinasinya untuk membuat, memelihara dan/atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam enam bulan.
Mekanisame Penyusunan Daftar Informasi Publik :
Dalam hal penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP), PPID Pelaksana RSUD dr. Soedono Provinsi Jawa Timur wajib melalui 4 tahapan yaitu :
1). Tahap Pengumpulan Informasi
Tahap ini bertujuan mengumpulkan informasi-informasi yang dikuasai oleh RSUD dr. Soedono Provinsi Jawa Timur. PPID Pelaksana melaksanakan pengumpulan informasi yang dikuasai dengan mengisi Form Daftar Informasi Publik.
2). Tahap Pengkategorian Informasi
Tahap ini bertujuan membagi informasi yang dikuasai dalam kelompok-kelompok sesuai dengan ketentuan UU No. 14 Tahun 2008 yaitu informasi berkala, serta merta, setiap saat maupun informasi yang dikategorikan dalam informasi dikecualikan;
3). Tahap Pengecualian Informasi
Tahap ini dilakukan pengujian terhadap informasi yang sudah dikategorikan sebagai informasi yang dikecualikan. Tahapan ini melalui 2 pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Aktif
Pengecualian informasi dilakukan oleh PPID Pelaksana terhadap informasi yang dianggap sebagai informasi yang dikecualikan oleh Badan Publik. PPID Pelaksana mengecualikan informasi dengan melakukan uji konsekuensi;
b. Pendekatan Pasif
Pengecualian informasi dilakukan oleh PPID Pelaksana terhadap informasi yang berasal dari permohonan informasi. Dalam hal pendekatan pasif, pihak PPID Pembantu juga berkonsultasi dengan pihak PPID Utama/Provinsi maupun pihak lain yang dianggap kompeten/ahli/tim asistensi.
4). Tahap Konsultasi dan Pengesahan
Tahap ini merupakan finalisasi proses penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP). Dalam tahapan ini diperlukan konsultasi dengan pihak PPID Utama/Provinsi. Konsultasi diperlukan guna menghasilkan Daftar Informasi Publik (DIP) yang termasuk didalamnya termuat daftar informasi yang dikecualikan untuk disahkan oleh atasan PPID Pelaksana RSUD dr. Soedono Provinsi Jawa Timur.